Checklist : les 8 étapes pour ouvrir une agence de voyages en Belgique
En résumé : pour ouvrir une agence de voyages en Belgique, il faut définir son projet et son plan financier, choisir une forme juridique, souscrire les deux assurances obligatoires (assurance insolvabilité et RC Professionnelle), obtenir si nécessaire une garantie bancaire, gérer ses primes et obligations comptables annuelles, s'affilier à une fédération professionnelle (UPAV/Avitour), envisager des couvertures complémentaires (D&O, cybersécurité) et s'équiper de solutions de paiement adaptées au secteur du voyage. Cette checklist détaille chaque étape.
1 Définir le projet & élaborer un plan financier
- Rédiger une description concise du projet (types de voyages, clientèle, positionnement)
- Préparer un business plan et des chiffres prévisionnels sur 3 ans
- Contacter l'UPAV (Belgique), l'ULAV (Luxembourg) ou Avitour pour conseils & ressources
- Si siège à Bruxelles : prévoir une demande de licence auprès du Commissariat général au Tourisme
2 Choisir la forme juridique
- Définir si l'activité sera exercée comme personne physique ou société
- Si société : disposer d'un capital minimum de 25 000 € de fonds propres
- Vérifier le ratio de liquidité minimale (> 1) et la solvabilité (fonds propres ≥ 15 % des actifs) si la société existe depuis plus d'un an
3 Souscrire les assurances obligatoires
- Remplir le formulaire Travel-Safe, en joignant plan financier, description du projet et documents comptables
- Assurance insolvabilité (directive UE 2015/2302) couvrant remboursement, rapatriement ou poursuite du voyage
- Assurance RC Professionnelle (RC-Pro) adaptée au secteur, formule Light ou Full
- Réception de l'offre personnalisée sous ± 8 à 14 jours (2 semaines maximum)
4 Obtenir la garantie bancaire (si exigée)
- Vérifier si l'assureur demande une garantie bancaire
- Prévoir un délai de 6 à 8 semaines avec une banque pour son obtention
5 Gestion des primes & obligations comptables
- Payer une prime provisionnelle
- Déclarer le chiffre d'affaires de l'année précédente avant le 31 mars
- Payer le montant final de prime basé sur le CA ou la prime minimum
- Transmettre le bilan annuel et la balance détaillée dans le délai légal (1 mois après l'assemblée générale, ou au plus tard le 31 août pour les personnes physiques)
- Fournir les attestations d'assurance si demandées
6 Affiliation & réductions tarifaires
- S'affilier à l'UPAV et/ou Avitour dans le mois qui suit l'activation de la police, pour bénéficier d'un tarif préférentiel
7 Autres couvertures recommandées
- Envisager une assurance D&O (Responsabilité des dirigeants) pour couvrir les risques de gestion personnelle
- Envisager une assurance cybersécurité, proposée par Travel-Safe, pour couvrir les risques de piratage, de fraude en ligne ou de violation de données clients
8 Équiper son agence en solutions de paiement
- Évaluer ses besoins en terminaux et solutions d'encaissement (au guichet, à distance, en mobilité)
- Se renseigner sur les solutions de paiement Travel-Safe, pensées pour les réalités du secteur du voyage : montants élevés, acomptes, paiements sécurisés à distance
- Contacter Travel-Safe pour mettre en place la solution de terminal adaptée à son agence
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- Quelles sont les assurances obligatoires pour une agence de voyages en Belgique ?
- Deux assurances sont obligatoires : l'assurance insolvabilité (imposée par la directive européenne 2015/2302, couvrant le remboursement, le rapatriement ou la poursuite du voyage en cas de faillite) et l'assurance responsabilité civile professionnelle (RC-Pro), adaptée au secteur du voyage.
- Combien de temps faut-il pour obtenir une offre d'assurance ?
- Comptez généralement entre 8 et 14 jours (2 semaines maximum) après remise du dossier complet (formulaire, plan financier, description du projet et documents comptables). Si une garantie bancaire est exigée par l'assureur, prévoyez un délai supplémentaire de 6 à 8 semaines auprès de votre banque.
- Quel capital minimum faut-il pour créer une société d'agence de voyages ?
- Si l'activité est exercée en société, un capital minimum de 25 000 € de fonds propres est requis. Après la première année d'existence, la société doit également respecter un ratio de liquidité supérieur à 1 et une solvabilité où les fonds propres représentent au moins 15 % des actifs.
- Faut-il s'affilier à une fédération professionnelle du secteur du voyage ?
- Ce n'est pas une obligation légale, mais c'est recommandé : en s'affiliant à l'UPAV et/ou à Avitour dans le mois suivant l'activation de la police, l'agence bénéficie d'un tarif préférentiel sur son assurance.
- Une agence de voyages a-t-elle besoin d'une assurance cybersécurité ?
- Ce n'est pas une obligation légale, mais c'est fortement recommandé : les agences de voyages traitent des données clients sensibles (identité, paiement, voyage) et sont des cibles fréquentes de piratage et de fraude en ligne. Travel-Safe propose une assurance cybersécurité adaptée à ces risques, en complément des assurances obligatoires.
- Quelles solutions de paiement sont adaptées à une agence de voyages ?
- Le secteur du voyage a des besoins spécifiques : montants élevés, acomptes, paiements à distance sécurisés. Travel-Safe propose des solutions de terminaux et d'encaissement pensées pour ces réalités, en complément de son offre d'assurance.
Checklist fournie à titre informatif par Travel-Safe SRL, courtier d'assurances agréé FSMA (n° 115638A), spécialisé dans l'assurance du secteur du voyage en Belgique et au Luxembourg. Les délais et montants mentionnés sont susceptibles d'évoluer avec la réglementation (dont la révision 2026 de la directive Voyages à forfait) ; contactez-nous pour une évaluation personnalisée de votre dossier.
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