Vendre/Organiser des voyages

Je veux ouvrir une agence de voyages et/ou organiser des voyages
Quelles sont les démarches que je dois faire ?   

En Europe, il y a une exigence légale minimale : être assuré contre l’insolvabilité.

En Région Bruxelloise, si vous avez un siège d'exploitation dans cette région, vous devez faire une demande de licence auprès du Commissariat Général au Tourisme : https://ccf.brussels/  Pour obtenir cette licence en Région Bruxelloise, une des conditions, est d'être en ordre et accepté pour l’assurance contre l’insolvabilité.

Pour obtenir cette assurance, vous devez :

• en faire la demande (et pour cela, cliquer ici pour faire votre demande)
• être assuré avec une RC Pro adaptée au secteur. (et pour cela, cliquer ici pour faire votre demande)

• fournir certains documents et informations. 

Après examen des documents, éventuellement un entretien, vous obtenez une réponse (acceptation, acceptation avec conditions, ou refus) de la compagnie d’assurance.  (MS-Amlin sa)

Attention, il est important (obligatoire) de prendre connaissance des fiches de produits en les consultant

• Assurance contre l'insolvabilité  : https://www.travel-safe.be/fr/assurances/insolvabilite
• Assurance Responsabilité Civile Pro : https://www.travel-safe.be/fr/assurances/rc-pro

Avant de vous lancer dans le monde du voyage, il est important de savoir qu’il y a des conditions minimales légales desquelles personne ne peut déroger.

• 25.000 euros de fonds propre minimum
• Fonds propres à 15 % minimum du total des actifs du bilan, déduction faite des actifs immatériels et difficilement réalisables
• Ratio de liquidité générale supérieur à 1

En résumé, si vous débutez votre activité, il vous faut au minimum 25.000 euros de capital dans votre société.  (Si c’est en personne physique, un minimum de 25.000 euros de caution bancaire): https://etaamb.openjustice.be/fr/loi-du-21-novembre-2017_n2017014061.html et http://www.ejustice.just.fgov.be/cgi_loi/change_lg.pl?language=fr&la=F&cn=2018052905&table_name=loi 

Suite à la crise COVID et de l'impact négatif que cela eu sur l'activité, les compagnies d'assurances ont durci les critères d'acceptation.  En plus des critères légaux, il y aura l'exigence d'une garantie bancaire en faveur de la compagnie d'assurance.

Il est à noter que les assureurs sont attentifs à ce que vous disposiez de suffisamment de fonds propre par rapport votre activité.  Actuellement, le secteur considère que vous avez assez de fonds propre si ceux-ci représente au minimum 3 à 50 % de votre chiffre d'affaires (organisateur) annuel (selon le type d'activités).  Selon les cas, l'assureur peut s'en inquiéter et, après analyse, vous demandez des garanties complémentaires ou d'augmenter vos fonds propres. 

Pour remplir votre demande, vous avez besoin, au minimum, de ces documents sous la main :

• Statut de la société (situation patrimoniale si pas de personne morale)
• Les coordonnées de la société ainsi que celui qui a le pouvoir de signature
• Quelques chiffres qui se trouve déjà votre business plan à 3 ans et cash plan 1 an, ainsi qu’une copie de ceux-ci.  Si votre société a plus d’un an, les bilans des 3 dernières années. (Exemple ici)
• Une brève explication de votre projet.
• Attestation de l’assurance en Responsabilité Civile Professionnelle adapté (produit disponible chez nous aussi)

Pour vous faciliter la vie et que vous puissiez suivre votre dossier, nous vous proposons de vous inscrire ici et de suivre la procédure.
Après la confirmation de votre acceptation, nous vous inviterons à payer les primes d’assurances.  Dès réception de votre paiement et que les conditions éventuelles soient remplies, votre attestation sera accessible par votre compte sur ce site.  A partir de ce moment, vous pourrez commencer à vendre des voyages et/ou les organiser, que ce soit en tant que détaillant/intermédiaire ou en tant qu’organisateur.

 Durant toute la durée de vos activités, les critères financiers légaux doivent toujours être remplis.

 Chaque année, pour pouvoir renouveler votre police, vous devez nous fournir certains documents et informations :

• La ventilation du chiffre d’affaires par type d’activité.  Pour cela, vous recevrez en temps utiles, une invitation par mail à remplir le formulaire dans votre compte sur ce site.
• Si on vous le demande, les comptes annuels provisoires mais complets (ou le compte de perte et profits pour les indépendants). Ils doivent aussi nous être communiqué AVEC les comptes de résultats détaillés de ce même bilan.  A télécharger avec votre compte sur le site.

Ne pas oublier : La loi vous oblige de déposer à la Banque Nationale vos comptes annuels au plus tard dans les six mois de la clôture de l'exercice. Ne pas respecter la loi est une raison suffisante pour arrêter votre couverture immédiatement, à vos tords. 

Pour être complet, voici la loi relative aux voyages à forfait et aux prestations de voyages liées : https://www.ejustice.just.fgov.be/cgi_loi/change_lg.pl?language=fr&la=F&cn=2017112104&table_name=loi