Pour votre activité, vous devez avoir aussi :

• des conditions générales
• des conditions particulières

Elles doivent être claires et correctes (juridiquement).

Ou les trouver ?

• Pour les conditions générales, le plus efficace et légal, c'est de prendre les versions de la Commission Litiges Voyages :  Ici.
• Pour les conditions particulières, nous vous conseillons de
  • consulter un conseil spécialisé
  • demander un exemple auprès de l'organisation où vous êtes affilié.

Oui : L'assureur doit avoir la meilleure visibilité possible sur l'évolution de votre solvabilité.  C'est normal car il assure ce risque auprès des consommateurs.

Il y a plusieurs situations selon le statut dans lequel vous exercez votre activité :

• Les SRL ou SA Belges : Vous devez respecter la loi et publier votre bilan dans les 30 jours de l'AG de votre société.  Comme nous avons un accès aux bilans publiés à la BNB, vous n'avez rien à faire.
• Les personnes physiques : Comme votre bilan n'est pas publié, selon la loi, vous devez nous fournir avant le 30 juin une copie certifiée par un comptable agréé.  Etant donné la pratique fiscale, la date d'échéance effective est le 31 juillet (pour le bilan de l'année précédente).  Vous devez spontanément le charger sur le site avec votre compte client.
• Les ASBL : Pour certaines ASBL, la publication du bilan à la Banque Nationnale de Belgique (BNB) n'est pas obligatoire.  Vous devez donc le charger sur le site avec votre compte client.
• Les sociétés ayant leurs activités gérées d'un autre pays : de la même manière que pour les cas précédent, ces structures doivent nous faire parvenir leur bilan dans les même délais en le chargeant sur le site avec leur compte client.

Attention :

• Si la compagnie d'assurance ne reçoit pas dans les délais ces informations, les sanctions peuvent s'appliquer comme des tarifs moins avantageux, les suspensions de la police d'assurance, voire l'exclusion.
• La fourniture de ce bilan certifié conforme n'exclut pas le besoin de la compagnie d'assurance de vous demander des informations complémentaires.  La loi vous oblige d'y répondre aussi.

Les chiffres de ventes (d'affaires) sont demandés par année civile. (1er janvier au 31 décembre)

Ce sont les ventes (les réservations) sur l’année qui doivent être renseignées. Comme vous devez faire signer un contrat de voyages (bon de commande) à votre client, tout début janvier, vous devez avoir l’information.
C’est pour cette raison que les conditions générales de l’assurance demandent demande les information avant le 31 janvier.
Vu que janvier est une période très active, nous avons, en accord avec tous les intervenants, pour l’assurance contre l’insolvabilité, étendu cette période à 3 mois. 
La date limite est devenue le 31 mars.

• On demande les chiffres de vente : pas la comptabilité ou le bilan. Ces chiffres peuvent être trouvé par votre logiciel de gestion, l’inventaire de vos bons de commande ou la comptabilité. Le plus souvent, c’est plus facile et rapide avec le logiciel de gestion (Servico, TravelNote, Tide, …)
• Les agences ayant un exercice décalé ont la possibilité de choisir une autre période lors de la première année de déclaration. Ils devront se tenir à la même période pour les années suivantes.
• Vous pouvez communiquez en terme de vente (réservations) ou en terme de chiffres d'affaires (facturé).  La seules contraintes est de garder la même méthode pour les années suivantes.
• Un retard dans la déclaration peut entraîner une majoration importante votre prime de plein droit (non contestable et non modifiable).  De plus, c'est une raison suffisante pour arrêter votre couverture d'assurance.

Pourquoi y a-il une différence ?

La raison se trouve dans les activités couvertes par ces polices.

Ces couvertures sont établies par les lois et directives.

La police contre l'insolvabilité protége le consommateur essentiellement pour les voyages à forfait.  Si vous avez d'autres activités comme l'émission de "ticket only", l'assurance contre l'insolvabilité n'intervient pas.

A contrario, la RC Pro couvre un plus large spectre d'activité.  Et donc, les chiffres pour déterminer les primes peuvent être différent.

Les déposants doivent déposer les comptes annuels auprès de la Banque Nationale de Belgique (BNB) dans les trente jours qui suivent l'approbation des comptes annuels et au plus tard dans les sept mois qui suivent la clôture de l'exercice.  Pour le secteur du tourisme, la loi est encore plus stricte car c'est au plus tard dans le délai d'un mois après leur approbation par l'assemblée générale (https://www.ejustice.just.fgov.be/cgi_loi/change_lg.pl?language=fr&la=F&cn=2018052905&table_name=loi).

Si vous (votre comptable) ne rentrez pas cette déclaration dans les délais, vous avez 3 types de sanctions :

• La loi permet de vous supprimer votre assurance et vous devez arrêter immédiatement vos activités.
• L'Etat peut vous infliger une amende, et au pire, dissoudre votre société d'autorité et sans préavis.
• Votre réputation se détériore pour les fournisseurs et l'assureur, car si vous n'arrivez pas à communiquer à temps votre bilan, soit :
  • vous n'êtes pas rigoureux et vous êtes dans le flou administratif.
  • vous avez intérêt qu'on ne connaisse pas l'état de votre situation et donc, c'est interprété comme situation préocupante.

Pas toujours.

Selon le chiffre d’affaires et sa répartition, la situation peut être différente.

Si nous sommes parfois plus cher, nous avons d’autres atouts.

• Notre relation humaine et de confiance.
• La totale conformité avec la loi : nous sommes un courtier agréé FSMA et nous ne travaillons qu’avec des compagnies parfaitement en ordre.
• Le travail administratif que nous vous demandons est le moins contraignant du marché (une fois l’an).
• Pour les ratios, nous demandons que le minimum légal, et pas plus.

Et encore :

• En cas de faillite de l’assureur, aucun risque sur vos biens personnels car avec nous, vous ne serez jamais membre d’un fonds mutualiste : vous êtes client d’une compagnie d’assurance.
• Les compagnies sélectionnées respectent pleinement les réglementations Solvency III et Bâle III
• Si par malheur vous devez attaquer au tribunal l’assureur, ce serait en français.

Vous avez été accepté sous la condition d'avoir, en faveur de l'assureur, une garantie bancaire.

La question fréquemment posée : combien de temps dois-je encore patienter ?

La banque qui doit accepter et nous envoyer le document. 

De notre expérience, le plus rapide, 7 jours, le plus lent 3 mois.  Comment expliquer ces différences :

• la compétence de votre banquier et des personnes de la banque qui vont traiter votre dossier
• la confiance réelle qu'ils ont dans votre solvabilité
• le temps pour vous de fournir des documents et/ou réaliser les démarches que la banque peut vous demander

Pour accélérer le processus, nous vous suggérons de demander que la banque nous envoie une copie par e-mail.

Dès que nous recevons le document officiel

• nous le transmettons à l'assureur
• en général, dans les 24 heures, nous avons la réponse positive et nous émettons la facture d'acompte
• dès que le système enregistre le paiement, l'attestation est générée automatiquement : vous êtes en ordre pour l'assurance contre l'insolvabilité, vous pouvez vendre.

Vu la rapidité des versements bancaires, cela peut être fait en 24 heures.

Oui,

Nous travaillons avec un contrat cadre d'une police collective pour que vous puissiez bénéficier des meilleurs tarifs et conditions.

Bien entendu, l'acceptation de votre société par la compagnie MS-Amlin est le préalable indispensable pour bénéficier de ces avantages.

Ensuite, nous actons votre souscription à la police qui, elle se référe aux conditions générales.

Les échanges de mail, factures et paiements de celles-ci sont largement suffisant pour l’établissement de la relation contractuelle et de ces conditions.

Les conditions de ces polices, vous les trouvez dans ces documents (qui sont sur le site)

Conditions Générales Assurance Insolvabilite Financiere

Conditions Générales Assurance RC Agences de Voyages

Conditions Générales Protection Juridique Exploitation

Et la fiche IPID (pour mieux comprendre la police d'assurance)
Ipid RC agence de voyages
Ipid Insolvabilite Agence de Voyages

Oui,

La RC Pro couvre votre responsabilité civile pour les activités professionnelles en dehors de l'agence.

Donc, vous êtes couvert, par exemple :

• un évènement pour les clients (porte ouverte, soirées présentations, ...) que vous organisez.
• sur un stand dans un salon (organisé par quelqu'un d'autre).

Jamais

Aucun assureur n'a jamais accepté et n'acceptera jamais des cautions délivrées par E-Depot (tant que le système n'évolue pas)

E-Depot ne permets pas une garantie payable irrévocablement et rapidement à la première demande.

En cas d'insolvabilité financière d’un assuré, l'assureur fera appel à la caution bancaire.  Celle-ci doit être disponible très rapidement pour, par exemple, le rapatriement nécessaire et immédiat des voyageurs bloqués sur place.

Donc, uniquement une garantie bancaire appelable à la première demande est acceptable,
Vous pouvez charger un exemple de garantie bancaire ici

PS : Il est arrivé que certains membres du personnel des banques ignorent que ce type de garantie est faite par leur société.  Insister !!!  Toutes les grandes banques offrent ce type de services.

Parfois, un conseil(ler) (comptable, courtier, assureur, banquier, notaire...) propose de mettre moins que 25.000 euros capital (apports, fonds propres) pour lancer votre activité.
S'il est vrai que l'on peut créer une société avec un apport de 1 euro, le secteur du voyages (organisation, vente), est soumis à des lois plus contraignantes.

Il faut obligatoirement un minimum de 25,000 euros de fonds propres. 

Avec le nouveau code des sociétés le mot "capital" a changé .  Le mot correct est maintenant "Apport indisponible"

Ces fonds doivent être entièrement libéré et après l'acte du notaire, vous pourrez utiliser ces fonds pour l'activité de la société

Créer sa société avec des fonds propres inférieurs au minimum légal est un mauvais conseil.

Pourquoi ?

• La meilleure raison : c'est illégal.
• La compagnie d'assurance peut refuser, et vous devez retourner chez le notaire pour passer un nouvel acte : frais et délai.
• Une compagnie d'assurance pourrait accepter, mais, pour se couvrir, va exiger une caution bancaire plus importante, qui coûte de l'argent ... chaque année
• Si dans le futur, vous avez un "accident de la vie", la banque viendra chercher la valeur de la caution sur votre patrimoine privé.
• Si vous tombez en failitte dans les 3 ans, le curateur poura, légitiment, venir apurer les dettes de votre société sur votre patrimoine privé.

Non, la loi exige 25.000 euros minimum de fonds propres (capital + bénéfices non distribués + réserves immobilisées) .

Si vous n'avez pas (ou plus) 25.000 euros de fonds propres, l'assurance peut exiger :

1. une garantie bancaire
2. une augmentation de capital souscrite et libérée
3. l'arrêt de vos activités

Dans la pratique, le plus souvent, ce sont les 2 premières solutions qui sont demandées.
Si ce n'est pas réalisé avant l'échéance, la sanction est la troisième solution : l'arrêt des activités, contrôlé par l'administration.

Nous conseillons vivement de privilégier les fonds propres suffisants.

Ces fonds doivent être utilisés pour le fonctionnement de votre société, que ce soit en investissant (voiture, ordinateur, ... ), consommables, formations, fonds de roulements, etc ...

Ce n'est donc pas de l'argent immobilisé. 

C'est un gage de continuité de vos activités et en cas de coup dur, on ne viendra pas chercher plus d'argent chez vous.

Vous avez souscrit et êtes en ordre pour votre police d'assurance RC Pro.

Vous ou l'un de vos collaborateurs avez commis une erreur (ou faute) qui a des conséquences auprès d'un client (dommages du client).

Il faut donc que votre faute entraine un dommage pour le client.

Dans ce cas, vous pouvez rentrer un dossier d'indemnisation.

Comment ?

Sur le site,

• Connectez-vous avec votre login et mot de passe lié à votre compte client
• Allez sur "Tableau de bord"
• En bas à droite, vous avez "Déclarer un sinistre"
• Répondez au maximum de questions
• N'oubliez pas de télécharger les différentes pièces du dossiers
  

Validez votre dossier en cliquant "Je soumets mon dossier"

Pour bénéficier du tarif le moins cher, vous devez être en ordre d'affiliation auprès de l'un de ces organismes ci-dessous :

• Avitour : www.avitour.travel
• Upav : www.upav.be

L'année civile d'application de ce tarif est déterminé selon ces règles :

• si c'est pour une nouvelle agence : l'agence doit être affiliée à l'un de ces organismes dans le mois de l'activation de la police.
• si c'est pour une agence existante : c'est l'année qui suit la date d'affiliation.

Non.

La prime couvre l'année civile et elle n'est pas liée à la durée de l'activité.

Elle sera donc entièrement due dans tous les cas.  Pas de réduction possible.

Le montant de la prime est liée aux chiffres d'affaires.  La prime due ne sera jamais inférieure au minimum défini dans le tarif.

La prime est scindée et est réclamée par l'émission de 2 factures à payer  :

• facture d'acompte (l'année précédente la période de couverture)
• facture de solde selon les chiffres d'affaires réalisés (l'année suivant l'année de couverture)

 Pour plus d'informations : https://www.travel-safe.be/fr/informations/comment-sont-calcules-les-primes

Uniquement si l'assureur le demande. (demandée pour l'assurance contre l'insolvabilité)

La police d'assurance contre l'insolvabilité est une assurance spécifique et fondamentale pour avoir le droit de vendre des voyages.

Si l'assureur refuse de vous accorder cette assurance, vous devez immédiatement arrêter la vente de voyages.
C'est donc lourd de conséquences. 

Lorsque l'assureur estime que le risque est devenu trop important et pour éviter de devoir arrêter votre activité, il peut exiger une garantie bancaire.
C'est une manière de partager et de réduire le risque d'insolvabilité.

Depuis le Covid, les assureurs demandent de manière systématique une garantie bancaire pour l'assurance contre l'insolvabilité.

Vous pouvez charger un exemple de garantie bancaire ici

Parce c’est une assurance adaptée aux spécificités de notre secteur.  Pensez aux coûts des frais d’hospitalisation aux USA, ou à des tickets d’avions pour un groupe en business en urgence d’une destination lointaine.  C’est pour cela que c’est une couverture de 2.500.000 EUR par sinistre et par année.

A protéger l’argent du client s’il arrivait que vous tombiez en faillite.

• Remboursement au voyageur des montants payés
• Rapatriement des voyageurs lorsque le voyage a commencé
• Poursuite du voyage si c’est possible

A vous protéger (vous et vos collaborateurs) des conséquences auprès du client (dommages du client) que votre faute (ou erreur) aurait causé.