FAQ VW Clients

Automatic Payout est une fonctionnalité innovante qui automatise les transferts vers des IBAN externes ou des portefeuilles internes.

Cette fonctionnalité permet de transférer automatiquement des fonds vers des IBAN externes ou des portefeuilles internes. Vous pouvez activer ou désactiver cette option, ajouter des bénéficiaires, et ajuster la fréquence des paiements.

Pour plus d'information, consulter notre manuel ou ce document : automatic-payout-fr.pdf

Chaque client se verra attribuer un plan en fonction du nombre de sources d’acquisition utilisées ainsi que le nombre de transferts réalisés.

Ceux-ci sont divisés en 3 plans distincts, facturés mensuellement :

Défaut : 4,99€/mois

Inclus :

• Jusqu’à 3 sources d’acquisition (terminal et/ou source de paiement en ligne)
• Un nombre illimité de cartes au format digital (auparavant limité à 4)
• Règlement dans l’heure, vos fonds sont disponibles 1 heure après sur votre e-wallet Viva
• 4 transferts sortants/ mois

Standard : 12,99€/mois

Inclus :

• Jusqu’à 10 sources d’acquisition (terminal et/ou source de paiement en ligne)
• Un nombre illimité de cartes au format digital (auparavant limité à 4)
• Règlement dans l’heure, vos fonds sont disponibles 1 heure après sur votre e-wallet Viva
• 15 transferts sortants/ mois

Premium : 19,99€/mois

Inclus :

• Jusqu’à 20 sources d’acquisition (terminal et/ou source de paiement en ligne)
• Un nombre illimité de cartes au format digital (auparavant limité à 4)
• Règlement dans l’heure, vos fonds sont disponibles 1 heure après sur votre e-wallet Viva
• 30 transferts sortants/ mois

• Un virement sortant hors du plan est facturé à hauteur de 0,25€ et un supplément de 0,80€ est demandé pour un virement instantané

Niveaux de support

Chaque client étant différent, nous avons souhaité mettre en place des niveaux de support adaptés à vos besoins et votre budget. 

• Défaut : Inclus de base

Assistance via chat avec un agent numérique (basé sur une IA)

• Standard : 4,99€/mois

Défaut + agent humain 

• Premium : 19,99€/mois

Standard + Appel et RDV vidéo

Applicable à partir du 01 juillet 2024, évolution possible : dernière information sur le site officiel de VivaWallet

Message de VivaWallet :

Nous arrêtons l'émission des IBAN en Belgique à partir du 1^er juillet 2024
Pour les clients souhaitant garder un IBAN, cela reste possible en optant pour un IBAN de Grèce

• Cela ne change rien pour nos autres produits (acquisition, émission) 
• Votre argent sera en sécurité dans un Wallet
• Vous avez la possibilité de déterminer la fréquence à laquelle vous transférez les fonds vers un autre compte

Concrètement, il ne sera plus possible de recevoir des paiements entrants sur le wallet et le système ne génèrera plus de fichiers CODA sauf si vous optez pour un IBAN grec.

Il sera toujours possible de faire des virements sortants vers d'autres portefeuilles Viva ou comptes externes (Belfius, ING,...).

Si vous avez réellement besoin de fichiers CODA uniquement, nous pouvons vous les fournir via un IBAN grec facturé uniquement 2€/mois.

Dans le cas où vous souhaitez un IBAN complet (payins et fichiers CODA) qui est vraiment nécessaire, nous pouvons vous fournir un IBAN grec complet, facturé à 10€/mois.

En cas d’utilisation d’un IBAN grec, il est important d’adapter l’information dans votre logiciel comptable car l’information ne vient plus d’un compte belge mais bien grec.

Il est possible que VivaWallet (ou votre banque) vous contacte avec ce type de message :

Dear Customer, 

For security reasons, kindly provide documents proving the context of below transactions (i.e. receipts, invoices, orders, contracts, authorization forms). They should include acceptance of cancellation policy by your client, booking dates, amount of charges etc. 

18/07/2024 10:59:20  12345XXXXXX1234  9.111,00€

Kindly send the documents by replying to this email. 

Best regards,

Le premier réflexe est de dire : non, je ne veux pas transmettre ce type d’information, et je pense que c’est contraire au GDPR.

Sachez que le GDPR autorise ce type de demande : dans la cadre des mouvements financiers, c’est au demandeur de garantir la confidentialité et le respect des normes GDPR.

Votre banque (ou VivaWallet) vous demande ce type d’information dans le cadre des lois contre le blanchiment d’argent.  S’ils ne le font pas, le risque pour vous, comme pour eux, c’est une amende de 10% du chiffre d’affaires, plus les conséquences administratives.

Si vous ne le faites pas, ils n’hésiteront pas à arrêter la collaboration avec effet immédiat et ils sont obligés de vous dénoncer aux autorités.   Et à vous les ennuis

En résumé : accéder rapidement à ce genre de demandes (Banques, assureurs, VivaWallet, ou autres organismes liés au secteur bancassurance),

Vous pouvez télécharger la dernière version du manuel en cliquant ici : Manuel Administrateur en Français

Attention : le manuel ne reprend pas tous les points de la FAQ

Oui, avec frais.

Lorsque vous changez de devise, il y a des frais « commerciaux » (frais de changes) sur les montants échangés.

Donc, si vous achetez quelques choses en Dollars, Livres, … , vous aurez des frais pour les transformer en Euros

De même, si votre client vous paie dans une autre devise, vous aurez aussi des frais.

PS 1 : Pour ses comptes, VivaWallet se limite à l’Euro comme devise.

PS 2 : Par le passé, VivaWallet prenait ces frais à sa charge.  Ce n’est désormais plus le cas

PS 3 : Depuis 2024, les banques sont obligées de faire apparaitre clairement ce coût.  C'est pourquoi vous avez maintentant une ligne supplémentaire dans votre relevé avec le montant.

Vous pouvez commander auprès de la société Otto-Office cette référence

www.otto-office.com
 

Attention : Un encaissement à distance est toujours plus risqué pour vous.

N'hésitez pas à consulter la FAQ : https://www.travel-safe.be/fr/terminal-moyens-de-paiement/viva-wallet/faq-vw-clients

Parfois, avec un client connu, qui ne peut (veux) se déplacer et qui est réticent aux moyens digitaux, malgré les risques, vous désirez encaisser à distance hors de la procédure que nous conseillons (voir FAQ)

Alors, il y a le MOTO (Mail Order Telephone Order) (Attention: pas de sécurité, c'est vous le garant du paiement)

Sur votre terminal, vous sélectionnez l'icône à droite en haut sur le terminal.

Puis vous avez plusieurs possibilités.

Introduire les détails de la carte, c’est vous qui introduisez toutes les informations.

Ne pas oublier de resélectionner après le tap to pay, sinon vous ne pouvez plus encaisser avec le terminal.

Bien entendu, il faut, auparavant, avoir créé la carte :

Lorsqu'on reçoit la carte, elle doit

• être activée
• avoir un solde positif pour être utilisable

Activation :

C’est la personne pour qui une carte a été commandée qui doit activer la carte.

Dans l’enveloppe, il y a un imprimé, avec en clair un code d’activation (une dizaine de chiffres)

Par contre, j’entends de certaines agences de voyage, que sur les nouvelles cartes, il n’y aurait plus de numéro. Toujours pas de problème, car dans l’enveloppe, sur l’imprimé, il y a une phrase qui se termine par /1234 (ce qui se trouve derrière le / sont les 4 derniers chiffres de la carte)

La carte sera directement activée et montrera un solde 0€

Il n’y a que les administrateurs de l'agence qui peuvent mettre de l’argent sur la carte. Voir plus bas.

Dans certains cas, la page web du fournisseur où on veut faire un paiement, demandera le premier et le troisième chiffre du code pin (ou le 2^ième et 4^ième ). Celui-là, on sait le retrouver en cliquant sur DETAILS, juste en-dessous du montant disponible sur la carte.

En cliquant sur MONTRER PIN , il sera montré. Le numéro de la carte devient lisible en cliquant sur Afficher…

La double authentification, nécessaire lorsqu’on fait un paiement sur un site internet, se fera en envoyant un SMS sur le GSM de la personne indiquée sur la carte.

Pour alimenter la carte :

Un administrateur (et ceux qui ont reçu ce rôle) peuvent aller dans Viva Wallet, cliquer sur CARTES et ensuite sur 

Pour autant qu’il y ait suffisamment d’argent sur le compte Viva Wallet, la carte peut être chargée de façon instantanée.

Pour rappel : Si vous avez accepté un paiement par carte de crédit volée-fraudée, vous devez rembourser la banque.  Votre bonne foi ne servira à rien.

La grande majorité des fraudes sont des achats à distance.

Le scénario classique : le client vous a envoyé les scan de documents et vous avez introduit les données de la carte … en pensant avoir pris des précautions suffisantes.  Erreur !!!

Exemple vécu récent :

• Un Anglais qui commande chez une agence un ticket d'avion.
• L’agence reçoit une copie recto/verso de la carte ID du teneur de la carte + une copie de la carte de payement (carte de crédit) + une autorisation écrite et signée du client qu’elle pouvait débiter la carte …
• C’étaient des faux documents, l’agence perd donc le prix total du billet : 1.900 euros.

Comment réduire ce risque ?

Le client doit absolument indroduire et valider son paiement de son côté. 

Voici une procédure pour vous y aider :  Stop à la fraude

Vous voulez sélectionner le type de carte de crédit que vous acceptez ?  C'est possible.

Sur votre PC, avec votre navigateur, aller sur le site de Viva Wallet : https://www.vivawallet.com/

Lorsque vous êtes identifié : Reglages > Profil >

A droite en haut, vous avez ceci :

Cochez les cartes souhaitées

Attention, lorsque vous voyagez vous-même à l’étranger, la carte Viva Wallet Mastercard n’est pas acceptée dans les pays suivants :

AFGHANISTAN

ANDORRA

AZERBAIJAN

ARGENTINA

BAHAMAS

BAHRAIN

BANGLADESH

ARMENIA

BRAZIL

THE REPUBLIC OF THE UNION OF MYANMAR

BURUNDI

CAMBODIA

CAPE VERDE

CHINA

COLOMBIA

CONGO

CONGO THE DEMOCRATIC REPUBLIC OF THE

COSTA RICA

THE REPUBLIC OF CUBA

BENIN

DOMINICAN REPUBLIC

EQUATORIAL

GUINEA

FRENCH POLYNESIA

GEORGIA

GHANA

GUADELOUPE

GUATEMALA

HAITI

INDIA

IRAN

ISLAMIC REPUBLIC OF COTE D'IVOIRE

JAMAICA

KAZAKHSTAN

JORDAN

KENYA

KOREA

LEBANON

LIBYAN ARAB JAMAHIRIYA

MALAYSIA

MALDIVES

MALI

MARTINIQUE

MAURITIUS

MEXICO

MOLDOVA

REPUBLIC OF MOROCCO

OMAN

ARUBA

SINT MAARTEN

NIGERIA

PAKISTAN

PANAMA

PHILIPPINES

GUINEA-BISSAU

PUERTO RICO

QATAR

REUNION

RUSSIAN FEDERATION

SAUDI ARABIA

SENEGAL

SEYCHELLES

THE FEDERAL REPUBLIC OF SOMALIA

THE REPUBLIC OF SOUTH SUDAN

THE REPUBLIC OF THE SUDAN

SYRIAN ARAB REPUBLIC

THAILAND

TRINIDAD AND TOBAGO

TUNISIA

TURKMENISTAN

TURKS AND CAICOS ISLANDS

UKRAINE

EGYPT

TANZANIA

UNITED REPUBLIC OF VENEZUELA

YEMEN

ZAMBIA

Pour l'encaissement "à distance" (carte et client non présent à l'agence), les limites d'encaissement sont, par défaut, celles-ci :

• Visa-Mastercard : 10.000 euros par transaction
• Amex : 6.000 euros par transaction

A l'usage, il se peut que, régulièrement, ces limites soient trop restrictives.

Vous avez alors 2 solutions :

• Procédez à plusieurs encaissements pour complèter le montant
• Modifiez la limite

Nous pouvons demander, par point de vente, d'avoir des montants plus elevés. Attention des informations et documents supplémentaires peuvent être demandé et que, de toute façon, c'est les organismes financiers qui décident.

Voici une procédure qui va vous aider à voir si le paiement est bien arrivé sur votre compte Viva Wallet, après avoir envoyé une notification à votre client.

 Aussi bien sur votre GSM Android, ou votre iPhone

    Smartphone avec Android

 Allez dans Google Chrome sur votre GSM et tapez vivawallet.com/be_fr

 Ensuite, tapez sur le V, en haut à droite de l’écran

Introduisez votre numéro de GSM (sans le 0) et introduisez également votre mot de passe que vous avez utilisé pour créer votre compte dans Viva Wallet.

Si le GSM demander de sauvegarder le mot de passe, mettez oui.

Cliquez ensuite sur ‘Se connecter’

Ensuite, sélectionnez le compte de votre agence

Tapez ensuite sur les trois lignes verticales

 Sélectionnez Ventes

Ensuite Paiements en ligne et ensuite Notifications de Paiement

Sur cette page, vous descendez un peu et vous verrez en fonction de la date de création de votre notification de paiement, tous les paiements en cours.

Idem comme si vous le faisiez sur votre PC.

Au moment que le client a effectué le paiement, immédiatement après, la mention en attente, change en payé. Vous êtes ensuite certain que le paiement est bel et bien arrivé sur le compte Viva Wallet.

Etant sur cette page, cliquez sur les 3 points (comme sur l’image ci-dessus)

Ensuite, tapez sur ‘Add to Home screen’ (ou l’équivalent dans la langue d’utilisation de votre smartphone)

Confirmez en tapant sur Add (ou Ajouter)

Indiquez éventuellement un autre nom : Viva Wallet/paynotifications

Vous aurez l’icone sur votre écran du smartphone.

Avec toutes les applications fermées, ou peu importe les applications ouvertes, cliquez alors sur l’icone :

 1^er  click : mettez votre GSM et mot de passe. Si vous avez donné l’accord d’enregistrer votre mot de passe, il suffit de sélectionner votre numéro de téléphone pour introduire votre mot de passe.

 2^ième click : sélectionnez le compte de votre agence et vous êtes directement sur la page Notifications de Paiements

 Vous verrez directement si le paiement est effectué, sans devoir parcourir tous les menus dans l’application sur votre PC et gagnez du temps !

2.                    iPhone

Allez sur votre iPhone dans Safari et tapez vivawallet.com/be_fr

 Ensuite, tapez sur le V, en haut à droite de l’écran

 Introduisez votre numéro de GSM (sans le 0) et introduisez également votre mot de passe que vous avez utilisé pour créer votre compte dans Viva Wallet.

 Si le GSM demander de sauvegarder le mot de passe, mettez oui.

 Cliquez ensuite sur ‘se connecter’

 Ensuite, sélectionnez le compte de votre agence

 Tapez ensuite sur les trois lignes verticales

Sélectionnez Ventes

 Ensuite paiements en ligne et ensuite notifications de paiement

Sur cette page, vous descendez un peu et vous verrez en fonction de la date de création de votre notification de paiement, tous les paiements en cours.

Idem comme si vous le faisiez sur votre PC.

Au moment que le client a effectué le paiement, immédiatement après, la mention en attente, change en payé. Vous êtes ensuite certain que le paiement est bel et bien arrivé sur le compte Viva Wallet.

Etant sur cette page, cliquez sur l’icone avec la flèche (comme sur l’image ci-dessus)

 Ensuite, tapez sur ‘mettez sur écran d’accueil’ (désolé, mon iPhone est en NL) ou l’équivalent dans la langue d’utilisation de votre iPhone.

 Confirmez et donnez éventuellement un autre nom, par exemple Notification.

Vous aurez l’icone sur votre écran du smartphone.

Avec toutes les applications fermées, ou peu importe les applications ouvertes, cliquez alors sur l’icone :

1^er  click : mettez votre GSM et mot de passe. Si vous avez donné l’accord d’enregistrer votre mot de passe, vous aurez directement accès.

2^ième click : sélectionnez le compte de votre agence et vous êtes directement sur la page Notifications de Paiements

Vous verrez directement si le paiement est effectué, sans devoir parcourir tous les menus dans l’application sur votre PC et gagnez du temps !