Voor uw activiteit hebt u ook :

• algemene voorwaarden
• speciale voorwaarden

Deze moeten duidelijk en correct (wettelijk) zijn.

Waar kunt u ze vinden?

• Voor de algemene voorwaarden kunt u het beste de door de Geschillencommissie Reizen gepubliceerde versies raadplegen: Hier
• Voor bijzondere voorwaarden adviseren wij u om
  • een gespecialiseerde adviseur te raadplegen
  • vraag om een voorbeeld van de organisatie waarbij u bent aangesloten.

Ja,

We werken met een groepsverzekering zodat u kunt profiteren van de beste tarieven en voorwaarden.

Natuurlijk is de acceptatie van uw bedrijf door MS-Amlin een voorwaarde om van deze voordelen te kunnen profiteren.

Vervolgens formaliseren we uw inschrijving op de polis, die verwijst naar de algemene voorwaarden.

Uitwisseling van e-mails, facturen en betalingen zijn grotendeels voldoende om de contractuele relatie en deze voorwaarden tot stand te brengen.

De algemene voorwaarden van deze polissen zijn te vinden in deze documenten (die op de website staan)

Algemene Voorwaarden Financiële Insolventieverzekering

Algemene Voorwaarden Reisbureau Aansprakelijkheidsverzekering

Algemene Voorwaarden Zakelijke Rechtsbescherming

En het IPID-blad (voor een beter begrip van de verzekeringspolis)
Ipid Reisbureau Aansprakelijkheid
Ipid Reisbureau Aansprakelijkheidsverzekering

Ja: de verzekeraar moet zo goed mogelijk zicht hebben op veranderingen in je solvabiliteit. Dat is normaal, want de verzekeraar verzekert dit risico namens consumenten.

Er zijn verschillende situaties, afhankelijk van het statuut van uw bedrijf:

• Belgische BV's of NV's: U moet de wet naleven en uw balans publiceren binnen 30 dagen na de algemene vergadering van uw bedrijf. Aangezien wij toegang hebben tot de door de NBB gepubliceerde balansen, hoeft u niets te doen.
• Natuurlijke personen: Aangezien je balans niet gepubliceerd is, moet je ons volgens de wet vóór 30 juni een door een registeraccountant gecertificeerde kopie bezorgen. Gezien de belastingpraktijk is de werkelijke vervaldatum 31 juli (voor de balans van het vorige jaar). Je moet deze op eigen initiatief uploaden naar de site, samen met je klantenaccount.
• VZW's: Voor sommige VZW's is de publicatie van de balans bij de Nationale Bank van België (NBB) niet verplicht. U moet deze dus uploaden naar de site met behulp van uw klantenaccount.
• Vennootschappen waarvan de activiteiten worden beheerd in een ander land: op dezelfde manier als voor de vorige gevallen moeten deze structuren ons hun balans bezorgen binnen dezelfde termijn door deze te uploaden naar de site met hun klantenrekening.

Let op

• Als de verzekeringsmaatschappij deze informatie niet op tijd ontvangt, kunnen er sancties van toepassing zijn, zoals lagere tarieven, schorsing van de verzekeringspolis of zelfs uitsluiting.
• Het verstrekken van dit gecertificeerde rapport betekent niet dat de verzekeringsmaatschappij je niet om meer informatie hoeft te vragen. Je bent wettelijk verplicht om deze informatie ook te verstrekken.

De verkoopcijfers worden gevraagd voor elk kalenderjaar. (1 januari tot 31 december)

De verkoopcijfers (boekingen) voor het jaar moeten worden ingevoerd. Aangezien u uw klant helemaal begin januari een reiscontract (bestelformulier) moet laten ondertekenen, hebt u deze informatie nodig.
Daarom vereisen de algemene verzekeringsvoorwaarden deze informatie vóór 31 januari.
Aangezien januari een erg drukke periode is, hebben wij, in overleg met iedereen die betrokken is bij insolventieverzekeringen, deze periode verlengd tot 3 maanden.
De deadline is nu 31 maart.

Enkele opmerkingen:

• Wij vragen om verkoopcijfers: niet om de boekhouding of balans. Deze cijfers kunt u vinden via uw managementsoftware, de inventaris van uw inkooporders of de boekhouding. In de meeste gevallen is het sneller en gemakkelijker om dit met uw beheersoftware te doen (Servico, TravelNote, Tide, enz.).
• Agentschappen met een gespreid boekjaar hebben de mogelijkheid om in het eerste rapportagejaar een andere periode te kiezen. De daaropvolgende jaren moeten ze dezelfde periode aanhouden.
• U kunt communiceren in termen van verkoop (boekingen) of omzet (gefactureerd). De enige beperking is dat u voor de volgende jaren dezelfde methode moet gebruiken.
• Een te late aangifte kan leiden tot een aanzienlijke verhoging van uw premie (die niet kan worden betwist of gewijzigd). Bovendien is dit reden genoeg om uw verzekeringsdekking stop te zetten.

Waarom is er een verschil?

De reden ligt in de activiteiten die door deze polissen worden gedekt.
Deze dekkingen zijn vastgelegd in Europese wetten en richtlijnen.

De insolventieverzekering beschermt de consument voornamelijk voor pakketreizen. Als je andere activiteiten hebt, zoals het uitgeven van “ticket only” tickets, komt de insolventieverzekering niet in aanmerking.

Beroepsaansprakelijkheid daarentegen dekt een breder scala aan activiteiten. De cijfers voor het bepalen van de premies kunnen dus verschillen.

De deposanten moeten de jaarrekeningen neerleggen bij de Nationale Bank van België (NBB) binnen dertig dagen na goedkeuring van de jaarrekeningen en ten laatste binnen zeven maanden na het einde van het boekjaar. Voor de toeristische sector is de wet nog strenger: de jaarrekening moet binnen een maand na goedkeuring door de algemene vergadering worden gedeponeerd. ( https://www.ejustice.just.fgov.be/cgi_loi/article.pl?language=nl&lg_txt=n&type=&sort=&numac_search=&cn_search=2018052905&caller=SUM&&view_numac=2018052905fx )

Als jij (je boekhouder) deze verklaring niet binnen de deadline doet, zijn er 3 soorten boetes:

• De wet kan je verzekering opzeggen en je moet onmiddellijk stoppen met handelen.
• De overheid kan u een boete opleggen en in het ergste geval uw bedrijf met geweld en zonder voorafgaande kennisgeving ontbinden.
• Je reputatie zal verslechteren in de ogen van leveranciers en de verzekeraar, want als je je balans niet op tijd indient, ben je ofwel :
  • ben je niet rigoureus en zit je in administratieve onzekerheid.
  • je hebt er belang bij dat niemand weet hoe je ervoor staat, en dus wordt het geïnterpreteerd als een zorgelijke situatie.

Je bent geaccepteerd op voorwaarde dat je een bankgarantie hebt ten gunste van de verzekeraar.

Een veelgestelde vraag: hoe lang moet ik nog wachten?

De bank moet het document aanvaarden en naar ons opsturen.

In onze ervaring gebeurt dit het snelst op 7 dagen, het traagst op 3 maanden. Wat verklaart dit verschil?

• de competentie van je bankier en de mensen bij de bank die je aanvraag behandelen
• het vertrouwen dat ze hebben in je kredietwaardigheid
• de tijd die je hebt om documenten te verstrekken en/of de stappen te voltooien die de bank van je vraagt.

Om het proces te versnellen, raden we je aan om de bank te vragen ons een kopie per e-mail te sturen.

Zodra we het officiële document ontvangen

• sturen we het naar de verzekeraar
• meestal ontvangen we binnen de 24 uur een positief antwoord en maken we de borgfactuur op
• zodra het systeem de betaling registreert, wordt het certificaat automatisch gegenereerd: je bent in orde voor de insolventieverzekering, je kunt verkopen.

Gezien de tegenwoordige snelheid van bankbetalingen kan dit binnen de 24 uur.

Nooit

Geen enkele verzekeraar heeft ooit garanties uitgegeven door E-Depot geaccepteerd en zal dat ook nooit doen (zolang het systeem niet evolueert).

E-Depot verstrekt geen garantie die onherroepelijk en snel opeisbaar is op eerste verzoek.

In geval van financieel onvermogen van de polishouder zal de verzekeraar een beroep doen op de bankwaarborg. Deze moet zeer snel beschikbaar zijn, bijvoorbeeld voor de noodzakelijke en onmiddellijke repatriëring van reizigers die ter plaatse gestrand zijn.

Daarom is alleen een bankwaarborg die op eerste verzoek kan worden aangesproken aanvaardbaar,
U kunt een voorbeeld bankwaarborg hier downloaden

PS: Sommige bankmedewerkers weten niet dat dit type garantie door hun bedrijf wordt verstrekt. Sta erop!!! Alle grote banken bieden dit type dienst aan.

Soms kan het zijn dat een adviseur (boekhouder, makelaar, verzekeraar, bankier, etc.) aanbiedt om minder dan 25.000 EUR aan kapitaal (of aandelen) te investeren om uw activiteit te kunnen opstarten.

Hoewel het waar is dat je een bedrijf al kunt oprichten met een kapitaal van 1 euro, is de reissector (de organisatie, verkoop) evenwel onderworpen aan strengere wetten.

Een bedrijf oprichten met een kapitaal onder het wettelijke minimum is een slecht advies.

Waarom is dit zo?

• De meest voor de handliggende reden: het is illegaal.
• De verzekeraar mag weigeren en u moet dan terug naar de notaris om een nieuwe akte te laten opstellen. Dit zorgt voor extra kosten en nog meer vertraging.
• De verzekeringsmaatschappij zou dit kunnen accepteren, maar om zichzelf te kunnen indekken, zal een bankgarantie nodig zijn. Wat weer elk jaar voor extra kosten zorgt.
• Als u in de toekomst een "levensongeval" krijgt, dan zal de bank de waarde van het deposito incasseren uit uw privévermogen.
• Als u binnen de 3 jaar failliet gaat, dan kan de curator op legitieme wijze de schulden van uw onderneming verrekenen op uw privévermogen.

Nee, de wet vereist dat het eigen vermogen minimaal 25.000 EUR bedraagt. (Eigen vermogen = kapitaal + ingehouden winst + geactiveerde reserves)

Indien u geen (of niet meer dan) 25.000 EUR eigen vermogen heeft, dan kan de verzekering volgende zaken eisen:

1. Een bankgarantie;
2. Een kapitaalsverhoging van het geplaatste en gestorte kapitaal;
3. Het stoppen van uw activiteiten.

In de praktijk zijn het meestal de eerste 2 oplossingen die worden gevraagd.

Indien dit niet voor de deadline gebeurt, is de sanctie de derde oplossing, nl. het stopzetten van de activiteiten. Dit wordt gecontroleerd door de administratie.

We raden dan ook sterk aan om voldoende eigen vermogen in te brengen.

Deze fondsen moeten worden gebruikt voor de werking van uw bedrijf, zowel voor investeringen (zoals auto, computer, etc.) als voor verbruiksgoederen, opleiding, werkkapitaal, enz.

Het is dus geen vastgezet geld.

U heeft zich aangemeld en bent in orde voor uw Burgerlijke aansprakelijks-Pro Verzekering.

U, of één van uw medewerkers, heeft een vergissing (of fout) begaan die gevolgen heeft voor de klant (schade voor de klant).

Er moet dus een schade zijn bij de klant.

In dat geval kunt u een compensatiedossier invoeren.

Hoe doet u dit?

Via de website:

• Logt u in met uw login en wachtwoord dat gekoppeld is aan uw klantenaccount
• Gaat u nadien naar het dashboard
• Rechtsonder hebt u "Declareer een claim"
• Beantwoord nadien zoveel mogelijk vragen
• Vergeet niet de verschillende delen van de bestanden te downloaden

Valideer nadien uw bestand door op "Ik dien mijn bestand in" te klikken.

Neen.

De premie geldt voor het kalenderjaar en is niet gekoppeld aan de duur van de activiteit.

Het zal dus in alle gevallen volledig verschuldigd zijn. Geen vermindering mogelijk.

Het bedrag van de premie is gekoppeld aan de omzet.  De verschuldigde premie zal nooit lager zijn dan het in het tarief vastgestelde minimum.

De premie is gesplitst en wordt gevorderd door de uitgifte van 2 facturen voor betaling:

• voorschotfactuur (in het jaar voorafgaand aan de dekkingsperiode)
• saldofactuur op basis van de omzet (het jaar volgend op het jaar van de dekking)

 Voor meer informatie : https://www.travel-safe.be/nl/informatie/verzekeringspremies

Om van het goedkoopste tarief te profiteren, moet u in volgorde van aansluiting bij een van onderstaande organisaties zijn :

• Avitour : www.avitour.travel
• Upav : www.upav.be

Het kalenderjaar van toepassing van dit tarief wordt bepaald volgens de regels:

• indien het een nieuw agentschap betreft: het agentschap moet bij een van deze organisaties zijn aangesloten voordat de polis wordt geactiveerd.
• indien het een bestaand agentschap betreft: dit is het jaar volgend op de datum van aansluiting.

Alleen als de verzekeraar erom vraagt. (alleen voor insolventieverzekeringen)

De insolventieverzekering is een specifieke en fundamentele verzekering om het recht te hebben reizen te verkopen.

Als de verzekeraar u deze verzekering weigert, moet u onmiddellijk stoppen met de verkoop van reizen.
Daaraan zijn ernstige gevolgen verbonden. 

Wanneer de verzekeraar van oordeel is dat het risico te groot is geworden en om te voorkomen dat hij uw activiteiten moet stopzetten, kan hij een bankwaarborg eisen.
Dit is een manier om het risico te delen en het risico van insolventie te verminderen.

Sinds Covid eisen verzekeraars systematisch een bankgarantie voor een insolventieverzekering.

U kunt een voorbeeld bankwaarborg hier downloaden

Omdat het een verzekering is die is aangepast aan de specifieke kenmerken van onze sector.  Denk aan de kosten van een ziekenhuisopname in de VS, of aan vliegtickets voor een groep in het bedrijfsleven in geval van nood vanaf een verre bestemming.  Daarom is het een dekking van 2.500.000 EUR per schadegeval en per jaar).

De Financieel Onvermogen Verzekering

Om het geld van de klant te beschermen voor het geval je failliet gaat.

• Om de reiziger te vergoeden voor de uitgekeerde bedragen
• Repatriëring van reizigers wanneer de reis is begonnen
• Vervolg van de reis indien mogelijk

Beroepsaansprakelijkheid verzekering is :

Om u (en uw medewerkers) te beschermen tegen de gevolgen (schade) die uw fout (of vergissing) zou hebben veroorzaakt voor de klant.